Pozicionálás

Az aktív objektum mindig más színű, mint a többi (az éppen szerkesztés alatt álló mező pl. sárga). Az objektumok közötti kurzormozgatásra az egér, az Enter, illetve a TAB és a SHIFT+TAB gombok adnak lehetőséget. Az Enter és a TAB a logikailag következő mezőre, a SHIFT+TAB a megelőző mezőre viszi a kurzort. Bizonyos objektumokon belül a kurzormozgató billentyűkkel (nyilak, Pgdn, Pgup, stb.) is lehet mozogni. Előfordul, hogy a képernyő egyenrangú részekből áll, s az Enter, TAB és SHIFT+TAB gombok nem képesek a kurzort egyikről a másikra átvinni. Ehhez az egeret kell használni. Olyan mezőkből, ahol többsoros szöveg (pl. megjegyzés) bevitelére van lehetőség, ENTER-rel nem lehet kilépni, hiszen ott az az új sor bevitelére szolgál. Ilyenkor a szöveg begépelése után egeret kell használni.

Menük

Az ablak bal oldalán helyezkedik el a program vezérlésére szolgáló menü. Kezelésük majdnem olyan mint a sima legördülő menü azzal a kitétellel, hogy míg nem választunk belőle addig nyitva marad. Azaz a menü bezárása csak klikkeléssel történhet.

Eszközsávok

Az eszközsáv egy speciális képernyőterület, mely jellemzően több nyomógombot és esetenként egyéb, a munkavégzést gyorsító objektumot (pl. választólistát) tartalmaz. Rendeltetésük, hogy gyorsítsák a programmal való munkát, egyetlen gombnyomásra indíthatóak legyenek a legfontosabb funkciók. Általában egy (néha több) eszközsáv van egy ablakban. Ha egy van, akkor az mindig az ablak tetején található. Ha több is van, akkor a részekre osztott ablak egyes részeinek a tetején találhatóak. Az eszközsáv objektumaira (nyomógomb, választólista, stb.) pozicionálva az egeret, néhány pillanat elteltével rövid magyarázat villan fel a kurzor alatt. Ez segít a jellemzően csak ábrát tartalmazó nyomógomb funkciójának azonosításában. Az eszközsáv objektumai csak egér használatával aktivizálhatóak.

Füles lapok

A képernyő felülete véges. Abban az esetben, amikor sok összetartozó adatot kell megjeleníteni, illetve kezelni, a program a képernyő adott területét többszörösen képes felhasználni a füles lapok segítségével. Az adott képernyőterület tetején a hagyományos kartonos nyilvántartásokban használatos kutyanyelvekhez hasonló fülek jelennek meg, melyek bármelyikét kiválasztva, a képernyőterületre az ahhoz a fülhöz tartozó adatok kerülnek.

Gyakorlatilag ez olyan, mintha egymás alatt lévő (egymást takaró) lapok közül mindig mást és mást húznánk elő.

Adatbeviteli mezők

Adatok megjelenítésére és/vagy módosítására szolgáló objektumok. Speciális változatuk a megjegyzés szövegek bevitelére szolgáló, jobb alsó sarkán nagyítható mezők.

Az adatbeviteli mezőkhöz szinte minden esetben címke (mezőnév felirat) tartozik. Ez azonosítja a mezőt a felhasználó számára. Dátumot tároló mezők kitöltéséhez segítség az automatikus naptár.

Görgető sávok / csúszkák

A képernyő mérete korlátozza az egyszerre megjeleníthető adatok mennyiségét. Ugyanakkor a logikailag összetartozó adatokat mégis egy képernyőablakban célszerű kezelni. Ezt az ellentmondást a gördítő sávval kiegészített képernyőobjektumok oldják fel. Ezek olyan eszközök, melyek egy adott fizikai méretű képernyőterületen logikailag sokkal nagyobbat tudnak kezelni azáltal, hogy a gördítő sávval a logikai képernyő görgethető a fizikai helyen. A nagy képernyőterületnek mindig csak egy részét lehet látni, mintha egy lapot letakarnánk egy másikkal, amelyen van egy nyílás. Ha a felső lapot mozgatjuk, az alsónak mindig más-más részét látjuk a nyíláson keresztül. A gördítő sáv lehet vízszintes és függőleges, gyakran mindkettő egyszerre is használható.

Választólisták

Törzsadattárból vagy kódszótárból való választásra szolgál. Megjeleníti a kiválasztott rekord egy mezőjét, miközben a kódot tárolja. Lefele mutató nyíllal a választólistából az egér vagy a nyíl billentyűk segítségével kiválasztható a keresett érték.

Jelölő négyzetek

Speciális, négyszögletes alakú, egyetlen jel tárolására szolgáló adatbeviteli mező, mely vagy üres, vagy egy jelet tárol. A jel elhelyezése illetve eltávolítása az egérrel vagy a szóköz billentyűvel történhet. Ha semmilyen jelet nem viszünk a mezőbe, akkor szürke színnel kerül ábrázolásra a jel.

Rádió gombok

Speciális választó gombok, melyek közül mindig csak az egyik lehet bejelölve. A bejelölt gombnak a színe különbözik a többiétől.

Keresés

A törzseknél bizonylatoknál és minden olyan helyen ahol valamely elemet keresünk összefűzhető keresés alkalmazható.

Az első legördülő menübe a modulnak megfelelő kereshető mezőket tudjuk kiválasztani.

A második legördülő mezőbe a keresés módja adható meg.

A harmadik mezőbe a keresendő szöveget vagy értéket írhatjuk. A nagyító gombra kattintva indítható a keresés. Ha további paramétereket szeretnénk hozzáfűzni, hogy szűkítsük a találatot akkor a korábbi mezőket végigjárva a +-os nagyító ikonra kattintva az előző kereséshez fűzi az újonnan megadott paramétereket.

Cikkszám

Egyedi azonosító szám, melyre később hivatkozunk. Csak nagybetűt és számokat fogad el, kötelezően kitöltendő mező.

Magyar név

A cikk/szolgáltatás magyar nyelvű megnevezése, maximum 97 karakter hosszan. A cikk/szolgáltatás részletesebb jellemzésére a leírás magyarul mező szolgál. Kötelezően kitöltendő mező. A cikk választólisták ezt veszik alapul.

Értékesítési ÁFA

Általános forgalmi adó sora. Adótörzsből választható. A törzs karbantartására Kódszótárak menü Áfa funkciójában van lehetőség. Kötelezően kitöltendő mező.

Beszerzési ÁFA

Általános forgalmi adó sora. Adótörzsből választható. A törzs karbantartására Kódszótárak menü Áfa funkciójában van lehetőség. Kötelezően kitöltendő mező.

ITJ

Hagyományos statisztikai kód.

Vámtarifa

Vámtarifaszám megadására szolgáló beviteli mező. Kitöltése nem kötelező.

Leírás magyarul

Termék vagy szolgáltatás leírása magyar nyelven. Több sorba bővebb leírás adható meg. Kitöltése esetén az itt szereplő leírás kerül a bizonylatra. Kitöltése nem kötelező.

Megjegyzés

Termék vagy szolgáltatás megjegyzése. Bővebb leírás adható meg. Kitöltése nem kötelező.

Egység

Mennyiségi egység. Kódszótárból választható. Bővítésére a Kódszótár menü Mennyiség funkciónál van lehetőség, adminisztrátori jogokkal.

Kategória

Egy termék vagy szolgáltatás kategóriáját kell megadni. Itt lehet eldönteni, hogy az adott termék vagy szolgáltatást kell e készletezni vagy nem illetve, hogy alkotóelemekből áll.

Számol gomb

Egy terméknek az ártípus szerinti árait megadhatjuk egyesével is, viszont kiszámíthatjuk a szállítói szerződés alapján is. Ha egy termékhez berögzítettünk szállítói szerződést akkor az ott megadott adatokból és a Kódszótár Ártípusok funkciónál beállított szorzók alapján automatikusan is kiszámoltathatóak az árak. A felugró ablakba a korábban leszűrt termékek lesznek kiválaszthatóak. Az életbe lép és az kedvezmény adható választót használva az indítás gombbal azonnal megtörténik az árazás.

Importál gomb

A termékeket külső állományból (xls vagy odt) is fel lehet tölteni. A felugró ablakba bekéri a feltöltendő fájlt. A beolvasás után ha még nem volt olyan cikkszám ami szerepel az állományba felviszi az adatbázisba a rendszer.

Csoportba foglal gomb

A termékeket csoportokba lehet foglalni. Ezt egyesével is megtehetjük, de ha több tételt importáltunk célszerű csoportosan végezni a műveletet. Erre szolgál segítségül ez a gomb.

A megnyíló ablakba a korábban leszűrt termékekből lehet kiválasztani melyeket akarjuk egy csoportba foglalni. A fenti választóból a csoportot kiválasztva egy gombnyomással becsoportosíthatjuk a termékeket.

Címke nyomtatás gomb

Bizonyára fárasztó egy-egy átárazás után a termékcímkéket kézzel újraírni. Erre nyújt segítséget a címke nyomtatás. A kiválasztott termékeket egy A4-es papírra a beállított árlista szerint a beállított kerekítéssel és nettó vagy bruttó árral kinyomtatja. Így már csak fel kell ragasztani a helyére.

Árak fül

Helyettesítő termék fül

Lehetőségünk van megadni egy termék helyettesítését is. A táblázatba a cikkszámot vagy a cikknevet lehet felvinni. Így egyből látható, hogy mely terméket lehet ajánlani ha a keresett termék nincs készleten.

Készletek fül

A kiválasztott termék vagy szolgáltatás aktuális készletét láthatjuk. A táblázat tartalmazza az összes raktár raktárankénti mennyiségét. Az összes mennyiséget a várható és eladható illetve foglalt készletet. A várható és foglalt mezőbe kattintva a beszállítói rendelést illetve a vevői rendelést láthatjuk.

Szerződések fül

Minden termékhez rendelhető vevői és szállítói egyedi ár.

Ha a vevőhöz rendeljük az egyedi szerződéses árat mindig az itt beállított értéken fogja kapni a terméket a beállított időszakba függetlenül az árak táblázatba megadott értéktől.

A szállítói szerződéseknél megadott árak az árak automatikus számításához lesznek felhasználva illetve ha szállító rendelés készül innen veszi a termékek árait.

Csoportok fül

Minden termék csoportokba sorolható így később ezekre tudunk hivatkozni például a kedvezmények megadásánál.

A csoportokat a Kódszótár menü Cikkcsoportok funkciójánál van lehetőség bővíteni.

A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan cikkcsoportot tud kezelni.

Tulajdonság fül

A termékeknek vannak tulajdonságai mint például színe mérete súlya. Ezek megadására itt van lehetőség. Egyes tulajdonságok kiemelten fontosak. Ilyenek a vonalkódok súlyok. A tulajdonságokat a Kódszótár menü tulajdonság funkciónál lehet bővíteni. Az EAN kódokat hogy felismerje a program a tulajdonság ID-t meg kell adni a GLOBAL paraméter EAN kód menőbe. Ha többet szeretnénk akkor vesszővel elválasztva. Így eladáskor elég csak a vonalkódot beolvasni.

Statisztika fül

A kiválasztott termékről kérhetünk eladási beszerzési és ajánlati statisztikát. A bizonylatszámokra klikkelve az aktuális bizonylat lesz előkeresve.

Könyvelés fül

Bár a Small Business Software Ügyviteli rendszer nem könyvel viszont tud könyvelési programok fele feladást készíteni. Ezért itt meg lehet adni, hogy az adott termék mely könyvelési számon legyen kiexportálva. Megadható a belföldi árbevétel az export árbevétel és a költség készlet főkönyvi szám.

Maximum Minimum készlet fül

Raktáranként megadható egy termék minimum és maximum készlete. Ha a készlet a minimumot eléri vagy az alá csökken a rendeléskönnyítő kigyűjtésnél felajánlja a készlet maximumig történő rendelését.

Idegen nyelv fül

A bizonylatokat idegen nyelven is kiállíthatjuk. Egy termék megnevezését a választott nyelven itt lehet eltárolni. Meg kell adni az idegen nyelvet és a termék leírását. Nyomtatáskor innen veszi a Small Business Software Ügyviteli rendszer az idegen nyelvű bizonylatnál a termékek szolgáltatások leírását.

Interface fül

Ha külső forrásból jönnek az adatok akkor a küldő program cikkszáma nem biztos, hogy megegyezik a mi cikkszámunkkal. Ilyenkor itt adható meg, hogy mely értéket pároztassa import esetén. Több interfész is megadható egy cikknél így több forrásból is jöhetnek az adatok.

Termékdíj fül

Itt lehet megadni egy adott termék termékdíját

Objektum fül

Különféle objektumokat tudunk a termékhez rendelni.

Minden termékhez korlátlan kép vagy dokumentum vagy leírás adható hozzá. A objektumokat a Kódszótár menü Objektumok funkciójánál van lehetőségbővíteni. A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan objektumokat tud kezelni.

Név

A partner/cég neve. Megadása kötelező.

Adószám

A partner/cég adószáma. Megadása kötelező.

Közösségi adószám

A partner/cég közösségi adószáma. Megadása nem kötelező.

Bankszámlaszám

A partner/cég bankszámlaszáma. Beírása után a Bank kitöltésre kerül. Illetve a számlaszám ellenőrzése is megtörténik a téves beírás elkerülése végett.

Belföldi, Közösségen belüli, Közösségen kívüli

Itt lehet beállítani a partner/cég módját.

Szállító, Vevő

Megadható, hogy egy partner vagy cég szállítópartner vagy vevőpartner vagy mindkettő. Ha egyik sincs bejelölve nem választható ki a partner a bizonylatokon!

Saját bank

Itt adható meg a saját bankuk. Ez kerül majd a számla fejlécébe. Így ha több bankszámlaszámunk van partnerenként megadható hova várjuk az ellenértéket.

Pénznem

A partner bizonylaton használt pénzneme. Belföldi esetében csak forint állítható be

Címek

Partner/Cég címe adható meg. A címek rész két fülből áll úgymint telephely cím és posta cím.

Amennyiben beállítunk posta címet számla nyomtatáskor a posta címmel egy fedőlapot is nyomtat, hogy ablakos borítékba pont be tudjuk hajtani.

Eladási ártípus

A partner értékesítési ártípusa. Az ártípusokat az Kódszótár menüpont Ártípusok funkiójánál bővíthetjük. A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan ártípust tud kezelni.

Fizetési mód

Külön megadható a vevő illetve a szállító fizetési mód. Ezt fogja alapértelmezetten felkínálni a bizonylat írásakor.

Vihet szállítóra

Ha a partner vihet szállítólevélre be kell pipálni a jelölőnézetet. Ellenkező esetbe csak számlára vásárolhat!

Termékdíj ügyletkód

A termékek termékdíjas összetevőinek KT/CSK kódjának generálásakor a kód 1-3 és 6-7 karaktere fixen meghatározható az adott terméknél.

A kód 4-5 karaktere lehet a vállalkozásra jellemző gyakran előforduló adat, amit felülbírálhat egy vevő partnerrel fennálló speciális jogviszony, és lehet egyedi az aktuális számlára vonatkozó ügylet meghatározója.

A vállalkozásra általánosan jellemző ügyletkód rögzíthető a GLOBAL paramétereknél az alapértelmezett ügyletkód termékdíjnál paramétereknél.

Ha a partnernél nincs megadva egyedi kód innen fogja venni a 4-5 kódokat.

Csoportok fül

A partnerek csoportokba sorolhatóak. Itt lehet megadni mely csoport tagjai legyenek. A csoportok a Kódszótár menü partnercsoport funkcióban bővíthető. A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan partnercsoportot tud kezelni. Vannak olyan csoportok amiknek kitüntetett szerepet van. Ezeket a GLOBAL paraméternél kell megadni. Ilyenek például a fordított áfa-s értékesítés.

Személyek fül

Minden céghez/partnerhez lehet rögzíteni személyeket. Ezek a személyek a bizonylat rögzítésekkor kiválaszthatóak és rákerülnek a nyomtatási képre is. Megadható a személy neve és telefonszáma.

Kommunikáció fül

A parner/cég kommunikációja rögzíthető. A kommunikáció típusa legördülő menü bővíthető a Kódszótár menü Kommunikáció funkciójánál. A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan kommunikáció típust tud kezelni. Egyes típusoknak kitüntet szerepe van. Ezeket a GLOBAL paraméternél állíthatjuk be. Ilyenek például az emailcím.

Statisztika fül

Adott partner/cég statisztikája tekinthető meg táblázatos formába. Statisztikát kapunk a készletbizonylatokról az ajánlatokról a rendelésekről és a számlákról.

Könyvelés fül

Bár a Small Business Software Ügyviteli rendszer nem könyvel viszont tud könyvelési programok fele feladást készíteni. Ezért itt meg lehet adni, hogy az adott partner/cég mely könyvelési számon legyen kiexportálva. Megadható a belföldi vevőként, export vevőként, belföldi szállítóként, import szállítónként a főkönyvi szám.

Nyomtatás fül

A bizonylatokon feltüntetett tételek kiírási módját lehet beállítani.

Beállíthatjuk az alábbiakat:

Kedvezmény mutatása.

Alap ár feltüntetése.

Bruttó ár feltüntetése.

Ez utóbbi természetesen csak soronként értendő!

Interface fül

Ha külső forrásból jönnek az adatok akkor a küldő program vevőszáma nem biztos, hogy megegyezik a mi vevőszámunkkal. Ilyenkor itt adható meg, hogy mely értéket pároztassa import esetén. Több interfész is megadható egy partnernél/cégnél így több forrásból is jöhetnek az adatok.

Csoportok fül

A személyek csoportokba sorolhatóak. Itt lehet megadni mely csoport tagjai legyenek. A csoportok a Kódszótár menü személycsoport funkcióban bővíthető. A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan személycsoportot tud kezelni. Vannak olyan csoportok amiknek kitüntetett szerepet van. Ezeket a GLOBAL paraméternél kell megadni. Ilyenek például a saját dolgozók, rendszergazdák.

Kommunikáció fül

A személyek kommunikációja rögzíthető. A kommunikáció típusa legördülő menü bővíthető a Kódszótár menü Kommunikáció funkciójánál. A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan kommunikáció típust tud kezelni.

Ügyfél

Az ügyfélnyilvántartóból választható ügyfél, akire az engedmény vonatkozik.

Ügyfélcsoport

Az ügyfélcsoport kódszótárból választható csoport, amire az engedmény vonatkozik.

Cikkszám

A cikk/szolgáltatás törzsből választható cikk/szolgáltatás, amire az engedmény vonatkozik.

Cikkcsoport

A cikk/szolgáltatás csoport kódszótárból választható csoport, amire az engedmény vonatkozik.

Dátumtól - Dátumig

Meghatározza az időszakot, amikor az engedmény érvényben van.

Engedmény %

Az adott engedmény %.

Mozgásnem adatok:

A mozgásnem 3 pozíciós szám. A 100-as mozgásnem a nyitó tételek felvitelére szolgál. A készletnövelő mozgásnemek 101-197, a készletcsökkentőek 200-297 tartományba esnek. A Small Business Software Ügyviteli rendszer telepítésekor a legszükségesebb mozgásnemek kialakításra kerülnek. Ezeket kitörölni illetve átnevezni tilos. Ezeken felül igény szerint bővíthető a mozgásnemek száma, de figyelemmel kell lenni az alábbi szabályokra:

–Az értékesítési mozgásnemek folyamatos tartományban helyezkedjenek el.

–A beszerzési mozgásnemek folyamatos tartományban helyezkedjenek el.

–Az értékesítési mozgásnemek tartománya után egy helyet szabadon kell hagyni.

–Célszerű a mozgásnemeket párban felvenni. Pl.: 188 Apport befogadás 288 Apportba adás

Pénzkezelés

Bejelölt állapota azt jelenti, hogy az adott mozgásnem befolyásolja a készletek értékének alakulását (pl. Beszerzés, Raktárra vétel termelésből, Nyitó). Ha üresen marad, nem befolyásolja a készletértéket (pl.: Áttárolás). Csak a beállított mozgásnem tételeit lehet később kiszámlázni!

Mozgásnem (csak készletbizonylat esetén)

A korábban tárgyalt mozgásnem adható meg

Deviza

A bizonylat devizaneme.

Deviza érték

A devizához tartozó devizaérték. Az NMB től lehet automatikusan lekérni az aktuális devizaértéket.

Ezt a Kódszótár menü Deviza érték funkciónál a földgömb ikonra kattintva tudjuk megtenni.

Amennyiben nincs az adott napra deviza akkor figyelmeztet a Small Business Software Ügyviteli rendszer és bekínálja a legújabb devizaértéket.

Száma

Bizonylatszámot lehet megadni. Nem kötelező. Abban az esetben kell megadni a bizonylat számát, ha kézi bizonylatot rögzítünk. Ellenkező esetbe automatikus sorszámot generál a Small Business Software Ügyviteli rendszer kihagyás és ismétlés nélkül. A sorszámok kinézetét a beállítások menüpont Sorszámok funkciónál lehet beállítani.

Fizetési mód

Partnert kiválasztva automatikusan beállítódik de ha van rá jogosultságunk felül is írható.

A bizonylat fizetési módját adja meg.

Hivatkozás

Minden bizonylatra különféle hivatkozásokat rögzíthetünk így később ez alapján is megtalálható a keresett bizonylat.

Teljesítés

A bizonylat teljesítési ideje.

Kelte

A bizonylat keltezése.

Határidő

Számlánál a fizetési határidő ajánlatnál az ajánlati érvényességi időt adja meg.

Ügyfél

A bizonylat ügyfele. Ügyféltörzsből választható adat.

Ügyfél ügyintéző

A választott ügyfélhez tartozó személyeket lehet kiválasztani legördülő menüből.

Átvevő

Számlánál legtöbbször az ügyféllel megegyezik, bevételezéskor az első számú partnert ajánlja be a program.

Átvevő ügyintéző

A választott ügyfélhez tartozó személyeket lehet kiválasztani legördülő menüből.

Cikkszám

Ide lehet beírni a cikk/szolgáltatás cikkszámát vagy vonalkódját.

Pontos megadás kell! Ellenkező esetbe a Small Business Software Ügyviteli rendszer nem találja a keresett terméket.

Ha nem tudjuk a cikkszámát vagy az EAN kódját nem tudjuk beolvastatni akkor használjuk a cikk keresőt.

Raktár

Mely raktárból történjen a termék készletezése. A belépéskor az alapértelmezett raktár beállításra kerül. Ha van rá jogosultságunk akkor másik raktárból is a bizonylatra tehetjük a terméket.

Hosszú leírás

A választott termék/szolgáltatás leírása.

Ez kerül a bizonylatra. Itt akár felül is írhatjuk, vagy kiegészíthetjük adatokkal.

Eladható

Mennyi az a mennyiség ami rendelkezésünkre áll. Egy termék vevői rendelése csökkenti az eladható termékek mennyiségét. Azaz a vevői rendelés lefoglalja a készletet.

Kedvezmény

A kedvezmény törzsbe beállított kedvezményeket figyelembe vételével számított legnagyobb engedmény. Átírható ha van rá jogosultságunk.

Mennyiség

Az értékesíteni vagy beszerzési mennyiség.

Egységár

A cikktörzs árak táblázata a partner eladási ára és a szerződések figyelembevételével kalkulált kedvezmény nélküli ár.

Töröl

A felvitt tételek közül törli a kiválasztott tételt.

Rendelésből hozzáad (készletbizonylatnál és számlázásnál)

A választott partner rendeléseiből lehet felvinni tételeket.

Kilistázza az összes érvényes rendelését viszont értékesítéskor csak azok jelölhetőek ki a melyek készleten is vannak. A tétel kijelölésekor bekínálja a rendelt mennyiséget melyet át is írhatunk.

Ha kevesebbet aduk ki vagy vételezünk be azt is helyesen kezeli a Small Business Software Ügyviteli rendszer. Azaz ugyanúgy marad rendelésen csak a kiadott mennyiséggel csökkentve.

Készletbizonylatból hozzáad (csak számlázásnál)

A választott partner készletbizonylatait sorolja fel az ablakba.

Kiválaszthatunk egy tételt vagy egy bizonylatot vagy az összeset. A hozzáad gombbal a kiválasztott készletbizonylati tételek felkerülnek a számlára.

Átszámolás más ár szerint.

Másik ártípus szerinti árakon átszámolja a felrögzített tételeket.

Kedvezmény

A bizonylati kedvezményeket lehet módosítani.

Import gomb

A tételeket külső forrásból is betölthetjük. A felugró ablakba bekéri a feltölteni kívánt állományt (xls, odt) majd a cikkszámot azonosítóként felhasználva feltölti a termékeket.

Kötelező eleme a cikkszám és mennyiség. Nem kötelező az ára, és a kedvezmény. Ha nincs megadva a választott partner értékeit veszi alapul.

Cikk kereső

Bizonylatok küldése E-mail mellékletként.

Minden bizonylatot egyből e-mailbe is kiküldhetünk. Ehhez a nyomtatási példányt 0-ra kell állítani.

A partner kommunikációba megadott és a GLOBAL paraméternél felvett kommunikációs azonosítóval létező e-mail címeket felkínálja a Small Business Software Ügyviteli rendszer.

Ezeket kiválasztva egy gombnyomásra PDF mellékletként elküldi a bizonylatokat e-mailbe a Small Business Software Ügyviteli rendszer.

Bizonylatok iktatása

A CRM menüpont Dokumentumok funkciójánál lehet új dokumentumokat rögzíteni a rendszerbe.

Ezek a dokumentumok lehetnek kézzel megírtak. (Ezeket később PDF-ként le lehet tölteni) vagy külső forrásból feltöltött dokumentumok.

Ezek a dokumentumok iktatókönyvbe kerülnek. Ide lehet akár bizonylatokat is iktatni.

A nyomtatás gomb mellett találjuk az iktatás gombot. Ezt megnyomva a bizonylat PDF változata iktatásra kerül.

Bizonylatok másolása

Egy már elkészült bizonylat adatait a másolás gombbal le tudjuk másolni egy új bizonylatra. A másolati bizonylat nyitva marad szerkesztésre. Így ha valakinek mindig ugyanazon tételeket számlázzuk elég egyszer megírni a bizonylatot.

Export

Vagy a kiválasztott bizonylat tételeit vagy a bizonylatok listáját tudjuk xls táblázatba kiexportálni.

Az xls gombot megnyomva egy legördülő menübe választhatjuk a fentieket.

Lezár (csak az ajánlatnál / rendelésnél)

Ha egy ajánlat vagy rendelés meghiúsult akkor azt célszerű lezárni. Ellenkező esetbe a rendelés folyamatosan foglalja a készletet.

A lezárás gombbal a bizonylatlistánál a kiválasztott bizonylat összes tételét lezárja míg a tételeknél csak a választott tételt zárja le.

Összeszedő lista nyomtatása (csak a rendelésnél)

A teljesíthető rendelésekből egy raktári összeszedő listát nyomtathatunk. A már kinyomtatott tételek kék hátteret kapnak a tételeknél. Csak a készleten lévő tételeket lehet így ki diszpózni.

Dátumozás (csak az ajánlatnál / rendelésnél)

Ajánlat adáskor előfordulhat, hogy a tételeknek az ajánlati ideje nem ugyanaz. Vagy a rendelési visszaigazoláskor a szállíthatóságot szeretnénk megadni tételenként.

Ezt a bizonylat lezárása után is megtehetjük a dátum módosít gombbal. A kijelölt tételnél lehet megadni egy új dátumot.

Véglegesít (csak az ajánlatnál)

Ha egy ajánlatunkat megrendelnek nem kell újra felvinni az összes tételt. Az ajánlatot kikeresve a véglegesít gombot megnyomva egyből rendelés készül és az előzmény mezőbe az ajánlati szám beírásra kerül.

Továbbrendel (csak a vevő rendelésnél)

Vevői rendelésből szállítói rendelés készíthető a továbbrendel gombbal. A tételekből a cikktörzsbe tárolt szerződések alapján beszállítónként szállítói szerződést generál a Small Business Software Ügyviteli rendszer. Ezek aztán akár egyből küldhetőek e-mail be hiszen az árakat korábban már a szerződések tartalmazták.

Számol (készletbizonylatnál)

Vannak olyan esetek mikor nem a szerződött partnertől rendeljük a terméket. Vagy nincs szerződött partner. Ilyenkor a bevételkor ellenőrizni kell a beszerzési árakat. Ezt könnyíti meg a számol gomb.

Nem csak hogy láthatjuk a korábbi beszerzési árakat, hanem a tételt kijelölve az új ár alapján átszámoltathatjuk az árak fülön lévő termék eladási árakat. Így nem fordulhat elő, hogy beszerzési ár alatt értékesítünk.

Bank

Legördülő menüből válaszható ki az aktuális bank vagy házipénztár. A bank illetve házipénztár a Kódszótár menü Bank funkcióban bővíthető. A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan bankot vagy pénztárt tud kezelni.

Deviza

A bizonylat devizaneme.

Deviza érték

A devizához tartozó devizaérték. Az NMB től lehet automatikusan lekérni az aktuális devizaértéket.

Ezt a Kódszótár menü Deviza érték funkciónál a földgömb ikonra kattintva tudjuk megtenni.

Amennyiben nincs az adott napra deviza akkor figyelmeztet a Small Business Software Ügyviteli rendszer és bekínálja a legújabb devizaértéket.

Száma

Bizonylatszámot lehet megadni. Nem kötelező. Abban az esetben kell megadni a bizonylat számát, ha a banki bizonylatszámot kívánjuk használni. Ellenkező esetbe automatikus sorszámot generál a Small Business Software Ügyviteli rendszer kihagyás és ismétlés nélkül. A sorszámok kinézetét a beállítások menüpont Sorszámok funkciónál lehet beállítani.

Dátum

A bank vagy pénztár dátuma. Egy rögzített pénztár esetén csak a korábbitól nagyobb dátum állítható be. Ellenkező esetbe rögzítéskor hibát kapunk.

Mód (csak pénztárnál)

A pénztári bizonylat módját adja meg. (terhelés vagy jóváírás)

Típus

Itt adható meg, hogy a pénztári vagy banki bizonylaton mely típusú tételt szeretnénk rögzíteni.

Azaz lehet előírás szállítói számla vevői számla és ezek előlege.

Ügyfél

Amennyiben nem előírást választunk itt kell megadni a számla vagy előleg ügyfelét

Előírás / számla

Előírás esetén előírásokat míg számla esetén a választott partner még ki nem egyenlített vagy részben kiegyenlített számlái közül lehet választani.

Összeg

A választott bizonylat összege forintba

Hátralék

A választott bizonylaton lévő hátralék értéke forintba

Utalt összeg

Itt kell megadni az utalás összegét vagy a befizetett készpénz összegét

Megjegyzés

A Small Business Software Ügyviteli rendszer automatikusan generál egy megjegyzés szöveget amit akár felülírhatunk.

A banki bizonylatoknál tetszés szerint lehet rögzíteni ki és bemenő tételeket.

Pénztárnál az első felvitt irány lesz a meghatározó. Azaz ha jóváírást választottunk arra a pénztári bizonylatra terhelés már nem rögzíthető!

Utalás készítése

A Kimutatások menüpont Egyenleg almenüjében az Esedékes szállítói számlák funkciónál látható egybe kigyűjtve azok a bizonylatok amiknek az esedékessége közeleg.

Az esedékesség intervallumát megadva későbbi vagy korábbi időpont is megadható.

A kigyűjtés után tovább szűrhetjük parterek szerint a listát. A bizonylatokat kijelölve összeadja a Small Business Software Ügyviteli rendszer az utalandó számlákat. Ezt ki is tudjuk exportálni és jelenleg a Raiffeisen Banki terminálba be is importálhatjuk.

Fizetési emlékeztető vagy fizetési felszólítás

A Kimutatások menüpont Egyenleg almenüjében az Esedékes vevői számlák funkciónál látható egybe kigyűjtve azok a bizonylatok amiknek az esedékessége lejárt. A lejárat dátuma megadható, ha nem a felkínált dátumú számlákat szeretnénk kilistázni.

A kigyűjtés után tovább szűrhetjük parterek szerint a listát. Ha a listán szereplő partnereknek fizetési felszólítást szeretnénk küldeni akkor az első nyomtató ikonnal ezt megtehetjük.

A fizetési felszólítás partnerenként külön kerül nyomtatásra az itt szűrt bizonylat adatokkal.

A fizetési felszólítások számát a Small Business Software Ügyviteli rendszer tárolja. A listába az f.dátum mező a legutolsó kiküldött felszólítás dátumát mutatja.

Neve

A feladatmegnevezése

Kategória

A feladat kategóriája rögzíthető. A kategória legördülő menü bővíthető a Kódszótár menü Workflow funkciójánál. A Small Business Software Ügyviteli rendszer korlátlan workflow kategória típust tud kezelni.

Kezdés dátuma

A feladta kezdésének ideje.

Lejárata

A kitűzött lejárati idő.

Befejezés dátuma

A valós befejezési idő megadása.

Állapot

A workflow állapota. Lehetséges értékek nem bővíthetőek.

Prioritás

A feladat prioritása

Százalékos készültség

A workflow készültsége.

Leírás

A feladat bővebb leírása.

Résztvevők

Az első partner személyei választatóak ki.

A feladat rögzítője minden esetbe ki lesz választva és nem törölhető.

A kiválasztott személyek a státus sorba látják a rájuk osztott feladatokat azok elkészültségi fokát.

GLOBAL paraméterek

Itt lehet megadni a Small Business Software Ügyviteli rendszer globális paramétereit.

Legtöbbször az alap értékek megfelelőek de természetesen át is írhatóak.

Ezek a global paraméterek határozzák meg a program alap működését így beállításkor legyünk figyelmesek!

Nyomtató

A bizonylatokon megjeleníthető alap szövegeket lehet megadni.

Az első sor azt mondja meg hol melyik bizonylaton jelenjen meg a szöveg. A Szövegnél a megjeleníthető szöveget látjuk. A módosít gombbal a kijelölt szöveg módosítható.

Sorszámok

A bizonylaton lévő sorszámok maszkját lehet beállítani.

Lehetséges értékek:

dd Napok száma

mm Hónapok száma

yy Évszám utolsó 2 jegye

yyyy Évszám

## Sorszám elöl feltöltött nullákkal.

Például: KS/{yyyy}/{#####} ilyen eredményt produkál: KS/2017/00001

Felhasználók

Itt lehet felvenni a felhasználókat akik az első partner személyei lesznek.

Meg kell adni a felhasználói nevet jelszót alapértelmezett raktárat és a teljes nevét. Ha egy felhasználó már nem aktív akkor a módosításkor az aktív jelölőnézetet törölve nem tud többet belépni a rendszerbe.

Jogok

A felhasználó jogait lehet megadni.

Minden modulra be lehet állítani az olvasási törlési és írási jogot. Ezen kívül megadható, hogy láthat-e beszerzési árakat vagy változtathat-e fizetési módot.

E-mail

Az e-mail küldésekor az itt beállított paraméter alapján küldi ki az e-maileket.

Beállításához kérje az internet szolgáltató segítségét!

Termékdíj nyomtatás

TK/CSK kódonként a számlára nyomtatandó záradékszövegek rögzítése a Beállítások menü termékdíj nyomtatás funkciónál végezhető el.

Gyakorlatilag itt határozzuk meg, hogy a számla kiállítás során a kiválasztott termék és a számlán tételsorán megadott pénzügyi státuszkód alapján mi legyen a záradékszöveg.

CSK/KT mezőbe rögzítendő a kód 1-3 karaktere.

PÜ mezőbe rögzítendő a KT/CSK kód 4-5 karaktere a termékdíj ügyletet meghatározó kód.

Jelleg mezőbe rögzíthető a kód 6-7 karaktere

A Neve oszlophoz tartozó nem kötelező kitöltésű mezőbe egy szabadon megadott megnevezés írható viszont rákerül a számlára

Számlán szerepeltetendő záradék mezőbe azt a szöveget kell rögzíteni, amit a törvény alapján ahhoz a tételsorhoz tartozó módon kell a számlán szerepeltetni

A megadott szövegben külön jelentősége van a <$> beírásnak, mert a szövegben ahova elhelyezésre kerül, a nyomtatásban ott jelenik meg a program által kiszámított értékadat.